1企業概要
株式会社三省様は、東京都青梅市に本社を構え、空調設備、冷凍冷蔵設備、チラーユニット、給排気設備などの販売・施工・メンテナンスを行う企業です。
特に、冷蔵・冷凍関連機器の修理・点検・保守対応を多く手掛け、店舗・ビル・工場などの設備維持を支えています。
2抱えていた課題・背景
2017年当時、株式会社三省様では、案件管理や作業報告書の管理をExcel中心で行っていました。
しかし、1案件あたり数万円規模の調査・修理作業が増加する中で、案件数も報告書も増え続け、従来の管理方法では対応が難しくなっていました。
過去案件を探すにも時間がかかり、誰がどの案件を担当し、どのような対応を行ったのかをすぐに確認できない状況が生まれていました。
また、Salesforceを活用した管理システムの導入も試みましたが、同社の業務規模や運用実態に対して費用・機能ともに過大であり、定着には至りませんでした。
3ProsWorkに相談した理由
三省様では、Salesforceを活用した管理システムの導入を試みたものの、費用面・運用面ともに自社の規模や現場実態に合わず、定着には至りませんでした。
その経験から、次に必要なのは「有名なシステムを入れること」ではなく、現場の業務を理解したうえで、従業員が無理なく使える仕組みを作ることだと考えていました。
ProsWorkに相談した決め手は、ツールありきではなく、現在の業務フローや帳票、現場の使い方を整理したうえで、身の丈に合ったIT化を一緒に進められる点でした。高額なシステムではなく、小さく始めて定着させる現実的な進め方に期待し、支援を依頼しました。
4支援内容・提案
案件管理には、ローコードのWebデータベースツール「Pleasanter」を導入。
当時は1ユーザーあたり月額500円程度で利用でき、従業員全員で利用しても月額1万円未満に収まる、非常に低コストな仕組みでした。
また、見積・請求業務には「SpreadOffice」を活用。
案件管理、報告書管理、見積・請求といった一連の業務を、同社の実務に合わせてクラウド上で管理できる形に整備しました。
単にツールを入れるのではなく、実際の帳票や業務の流れに合わせて、入力項目、管理項目、検索しやすい情報の持ち方を設計。現場が使いやすく、経営側も状況を把握しやすい業務基盤づくりを支援しました。
5実施プロセス
支援は、ProsWork代表の磯島が、ProsWork設立前の2017年9月から継続的に担当してきました。
初期段階では、既存のExcel管理、報告書、帳票類、案件の流れを確認し、どの情報をどのタイミングで入力・管理すべきかを整理しました。
その後、Pleasanterを活用した案件管理の仕組みを構築し、見積・請求業務とのつながりも踏まえながら運用方法を整備しました。
導入当初は、従業員が新しいITツールに慣れるまで一定の時間を要しました。
ProsWorkでは、現場から出てくる細かな要望や使いにくさに都度対応しながら、従業員が日常業務の中で自然に使える状態になるまで伴走しました。
また、IT化を定着させるうえでは、管理職層の意識や現場への関わり方も重要になります。三省様からの相談を受け、業務のIT化だけでなく、管理職層の意識変革や組織づくりに向けた支援も実施。地元のお寺と連携し、座禅や写経を組み合わせた管理職研修を行うなど、業務改善と人材育成の両面から、会社の成長を支援しました。
6成果
定性成果
IT化により、案件情報や作業履歴がクラウド上に蓄積され、過去の案件を簡単に検索・参照できるようになりました。
これにより、案件確認や報告書確認にかかる時間が削減され、作業効率は大きく改善しました。
さらに、冷蔵・冷凍関連機器のメンテナンス履歴やお客様ごとの機器情報が蓄積されたことで、適切なタイミングで点検・修理・更新提案を行いやすくなりました。
単なる社内業務の効率化にとどまらず、顧客への提案品質向上にもつながっています。
主な成果
- Excel中心の案件管理から、クラウド上での一元管理へ移行
- 月額1万円未満の低コストで、従業員全員が利用できる業務基盤を構築
- 過去案件・作業履歴・顧客別機器情報の検索性が向上
- 報告書・見積・請求業務の管理効率が改善
- メンテナンス履歴を活用した、適切なタイミングでの顧客提案が可能に
7お客様の声
以前はExcelで案件や報告書を管理していましたが、案件数が増えるにつれて、どこに何の情報があるのか分かりづらくなっていました。
大きなシステムの導入も検討しましたが、当社の規模には合わず、費用面でも運用面でも難しさを感じていました。
ProsWorkさんには、当社の業務フローや実際に使っている帳票を細かく見てもらい、現場に合った形で無理なく使える仕組みを作っていただきました。
最初は従業員への定着に時間がかかりましたが、細かな要望にも対応していただき、今では当たり前のように活用できています。
また、とても助かったのは、業界用語や現代の複雑なビジネス用語を、私たちの理解度に合わせて説明してくださったことです。中小零細企業の経営者の中には、十分に理解できないまま「お任せ」でシステムを導入してしまい、結果として本来便利なはずのシステムが十分に活用されないケースも少なくないと思います。単にシステムを導入するだけではなく、経営者の理解度や会社の状況に合わせて伴走してくださいました。それが、何よりも大きな力だったと感じています。
さらに、IT化だけでなく、管理職の育成や組織づくりについても相談に乗っていただきました。
地元のお寺と連携した座禅や写経を取り入れた管理職研修も、当社からの相談をもとに企画していただいたものです。日常業務から少し離れ、自分自身や会社のあり方を見つめ直す機会となり、管理職にとっても良い刺激になりました。
お客様ごとの機器情報や過去の対応履歴が蓄積されているため、適切な時期に提案できるようになり、お客様にも喜ばれています。
単なるIT化ではなく、当社の仕事の進め方や人材育成まで含めて支えてもらえたと感じています。